Software für Regalprüfer: Papier, Excel oder Prüf-App?
Wer Regale prüft, muss das Ergebnis aufzeichnen. Ob dafür Papier, eine Excel-Vorlage oder ein Prüfprogramm für Regalprüfer das Richtige ist, hängt von der Zahl der Regale, der Zahl der Betriebe und davon ab, wie viel Pflegeaufwand Sie in Kauf nehmen wollen. Diese Seite vergleicht die drei Wege nüchtern, auch zugunsten der einfachen Lösungen.
Das Wichtigste in Kürze
- Wenige Regale, eine prüfende Person: Papier oder eine gepflegte Excel-Vorlage reichen oft.
- Viele Regale, mehrere Standorte oder Betriebe: eine Prüf-Software spart Übertragungs- und Pflegearbeit.
- Unabhängig vom Weg: Die Prüfung führt eine befähigte Person durch. Software ersetzt sie nicht.
Der Vergleich: Papier, Excel und Prüf-Software
Die Spalte „Prüf-Software“ beschreibt, was solche Programme typischerweise leisten. Der Umfang unterscheidet sich je Produkt. Was RegalScan davon abdeckt, steht weiter unten.
| Kriterium | Papier-Formblatt | Excel-/Word-Vorlage | Prüf-Software |
|---|---|---|---|
| Erfassung vor Ort | Stift und Klemmbrett, keine Technik nötig | Am Laptop oder Tablet; unterwegs oft nachträglich übertragen | Direkt am Regal auf Smartphone oder Tablet |
| Regal eindeutig zuordnen | Bezeichnung von Hand eintragen | Bezeichnung in Zelle; Schreibweisen weichen leicht ab | Meist per QR-Code oder Auswahl aus der Regalliste |
| Mängel mit Foto | Fotos separat ablegen, Zuordnung per Notiz | Fotos als Anhang oder im Ordner, Zuordnung per Dateiname | Foto direkt am Befund |
| Prüfbericht | Das ausgefüllte Blatt ist der Bericht | Layout selbst gebaut und gepflegt | Bericht wird aus den Erfassungsdaten erzeugt |
| Prüffristen im Blick | Eigene Terminliste oder Kalender | Formeln oder Kalender, Pflege von Hand | Fälligkeiten werden aus den Prüfdaten abgeleitet (Umfang je Produkt) |
| Mehrere Betriebe oder Standorte | Ein Ordner je Betrieb | Eine Datei je Betrieb, Gesamtübersicht von Hand | Mehrere Betriebe in einem Zugang (je Produkt unterschiedlich) |
| Einrichtung und Einstieg | Sofort startklar | Vorlage anpassen, einmaliger Aufwand | Regale anlegen oder importieren, Einarbeitung |
| Spätere Nachweise finden | Physische Ablage, Suche mühsam | Dateiablage, Suche hängt an der Struktur | Suche nach Regal oder Prüfung in der Software |
| Abhängigkeiten | Keine | Office-Programm | Anbieter und Internetverbindung |
Wann welcher Weg passt
Papier-Formblatt
Passt, wenn: Sie prüfen wenige Regale allein, wollen ohne Technik starten und die Blätter ohnehin physisch ablegen.
Grenzen: Fotos, Fristen und spätere Suche hängen an Ordnern und Notizen; mehrere Betriebe bedeuten mehrere Ablagen.
Excel-/Word-Vorlage
Passt, wenn: Sie haben schon eine Vorlage, die Ihre Prüfpunkte abbildet, und Sie arbeiten ohnehin am Laptop oder Tablet.
Grenzen: Zuordnung, Fristenlogik und Berichtslayout pflegen Sie selbst; Daten werden vor Ort oft erst nachträglich übertragen.
Prüf-Software
Passt, wenn: Sie prüfen regelmäßig, an mehreren Standorten oder für mehrere Betriebe und wollen Erfassung, Fristen und Bericht aus einer Quelle.
Grenzen: Einrichtung und Einarbeitung kosten Zeit, es entstehen laufende Gebühren und eine Abhängigkeit vom Anbieter und von der Internetverbindung.
Worauf Sie bei der Regalinspektion-Software achten sollten
Egal welches Produkt Sie prüfen: Diese acht Fragen trennen eine reine Formularsammlung von einem Prüfprogramm, das im Alltag Arbeit abnimmt.
- Regal-Identität: Lässt sich jedes Regal eindeutig ansprechen, etwa per QR-Code, und bleibt die Historie am Regal hängen?
- Anpassbare Prüfpunkte: Können Sie die Prüfpunkte an Ihre Regalarten und Ihr Betriebsumfeld anpassen, statt eine feste Liste zu übernehmen?
- Befund mit Bewertung und Foto: Werden Mängel bewertet und mit Foto am richtigen Regal festgehalten, damit die Maßnahme nachvollziehbar bleibt?
- Bericht und Aufzeichnung: Entsteht aus der Erfassung ein Bericht, der Art und Umfang der Prüfung, das Ergebnis und die prüfende Person ausweist?
- Fristen für Sicht- und Expertenprüfung: Kennt die Software unterschiedliche Prüfarten und zeigt sie fällige Prüfungen, bevor sie überfällig werden?
- Mehrere Standorte oder Betriebe: Bekommen Sie als Prüfer eine Übersicht über alles, was Sie betreuen, oder öffnen Sie jeden Betrieb einzeln?
- Rollen und Zugriff: Lässt sich festlegen, wer prüfen, unterzeichnen oder nur lesen darf, zum Beispiel für externe Auditoren?
- Datenablage und Zugriff später: Wo liegen die Daten, wie lange bleiben sie verfügbar und wie kommen Sie später wieder an einzelne Prüfungen?
Was RegalScan für Regalprüfer abdeckt
RegalScan ist eine Web-App, die im Browser läuft. Für Prüfer sind diese Funktionen relevant:
QR-Code am Regal
Jedes Regal bekommt einen QR-Code. Der Scan mit der Smartphone-Kamera öffnet das Regal und startet die Prüfung.
Ampel, Fotos, Unterschrift
Prüfpunkte bewerten Sie per Ampel, Mängel halten Sie mit Foto fest, den Abschluss unterzeichnen Sie in der App.
Prüfbericht als PDF
Aus den erfassten Daten erzeugt RegalScan den Prüfbericht als PDF.
Vorlage mit den Prüfpunkten der DIN EN 15635
Eine hinterlegte Prüfvorlage enthält die Prüfpunkte der DIN EN 15635; eigene Vorlagen legen Sie für betriebsspezifische Punkte an.
Bestand per CSV importieren
Vorhandene Regallisten, zum Beispiel aus Excel, importieren Sie als CSV-Datei (bis zu 500 Regale je Import).
Fristen getrennt nach Prüfart
Die Fälligkeit von Sicht- und Expertenprüfung wird getrennt geführt; eine tägliche Zusammenfassung geht per E-Mail an Eigentümer und Administratoren.
Prüferansicht über mehrere Betriebe
Alle Betriebe, in denen Sie Mitglied sind, stehen auf einen Blick nebeneinander, sortiert nach Handlungsbedarf.
Rollen
Die Rollen Sachkundiger, Sichtprüfer und Betrachter (nur lesen, etwa für externe Auditoren) regeln, wer was darf.
Grenzen: RegalScan ersetzt die befähigte Person nicht und beurteilt keine Regale. Ein vollständiger Offline-Betrieb ist nicht vorgesehen: Bei WLAN-Ausfall bleibt der Zwischenstand der laufenden Prüfung im Browser erhalten, gespeichert wird mit Verbindung. Aktuelle Tarife finden Sie auf der Preisseite.
Was es kostet: qualitativ eingeordnet
Papier und Excel haben keine Lizenzkosten, verursachen aber Arbeitszeit für Übertragen, Zuordnen von Fotos, Fristenpflege und Berichtslayout. Eine Prüf-Software verschiebt diese Kosten in eine laufende Gebühr und reduziert dafür die Nacharbeit. Welche Rechnung aufgeht, hängt von der Zahl der Regale und der Prüfungen pro Jahr ab. Konkrete Beträge für externe Prüfungen und Software finden Sie nicht pauschal hier, sondern im Kostenvergleich zur Regalprüfung.
Wer prüft und was aufzuzeichnen ist
Die Prüfung führt eine befähigte Person durch. Wer das ist und welche Qualifikation dazugehört, erklärt der Ratgeber zur befähigten Person bei der Regalprüfung. Pflicht ist die Aufzeichnung des Prüfergebnisses (BetrSichV § 14 Abs. 7); mehr dazu auf der Seite zu den Prüfplaketten nach DIN EN 15635. Wer zunächst mit Papier oder Excel arbeitet, findet auf der Seite zur Checkliste eine Vorlage, und die Seite zur Regalinspektion beschreibt, was Betreiber selbst prüfen.
Häufige Fragen zur Software für Regalprüfer
Was ist eine Software für Regalprüfer?
Gemeint ist ein Programm oder eine Web-App, mit der die befähigte Person Regalprüfungen erfasst: Regal identifizieren, Prüfpunkte bewerten, Mängel mit Foto festhalten und aus den Daten einen Prüfbericht erzeugen. Je nach Produkt kommen Fristen, mehrere Standorte und Benutzerrollen dazu. Die Prüfung selbst bleibt Sache der befähigten Person.
Ersetzt die Software die befähigte Person?
Nein. Die Software erfasst und ordnet die Ergebnisse, sie beurteilt keine Regale. Ob ein Mangel vorliegt und was daraus folgt, entscheidet weiterhin die geschulte, befähigte Person.
Reicht Excel für die Regalprüfung?
Bei wenigen Regalen und einer Person, die prüft, kann eine gut gepflegte Excel-Vorlage genügen. Aufwand entsteht, sobald Fotos zugeordnet, Fristen verfolgt oder mehrere Betriebe in einer Übersicht geführt werden sollen: Das alles muss in Excel von Hand gebaut und gepflegt werden.
Kann ich als Prüfer mehrere Betriebe in einer Ansicht sehen?
In RegalScan zeigt die Prüferansicht alle Betriebe, in denen Sie Mitglied sind, auf einen Blick und sortiert sie nach Handlungsbedarf. Ob andere Programme das auch können, müssen Sie je Produkt prüfen.
Wie werden Sicht- und Expertenprüfung bei den Fristen behandelt?
RegalScan führt die Fälligkeit von Sichtprüfung und Expertenprüfung getrennt. Eine tägliche Zusammenfassung geht per E-Mail an Eigentümer und Administratoren der Organisation.
Funktioniert die Prüfung auch bei schlechtem WLAN im Lager?
Fällt das WLAN während einer Prüfung aus, bleibt der Zwischenstand im Browser erhalten und wird beim erneuten Laden wiederhergestellt. Ein vollständiger Offline-Betrieb ist das nicht: Die Prüfung wird erst mit Verbindung gespeichert.
RegalScan selbst ansehen
Die Demo zeigt Prüfmaske, Ampel-Bewertung und Prüfbericht mit Testdaten.
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