Regalinspektion Software: Papier, Excel, Prüfdienst oder App?
Vier Wege, eine Regalinspektion durchzuführen und festzuhalten – nebeneinander gestellt, mit Hinweisen, wann welcher Weg zum Lager passt.
Kurz gesagt
- Die Inspektion bleibt Aufgabe einer befähigten Person – egal, womit sie dokumentiert wird. Die Norm verlangt sie in Abständen von nicht mehr als 12 Monaten (EN 15635, 9.4.2.3).
- Papier und Excel tragen kleine Lager mit wenigen Regalen.
- Ein Prüfdienst löst die Frage nach der Qualifikation, nicht die nach der Dokumentation im Betrieb.
- Software lohnt, wenn Mängel, Fotos und Fristen über mehrere Prüfer oder Standorte zusammenlaufen müssen.
Die vier Wege im Vergleich
Die Tabelle beschreibt typische Eigenschaften der Wege, keine Messwerte. Bei Software hängt der Umfang vom jeweiligen Produkt ab.
| Kriterium | Papier | Excel | Externer Prüfdienst | Prüf-Software |
|---|---|---|---|---|
| Erfassung vor Ort | Formular auf Klemmbrett, Eintrag per Hand | Laptop oder Tablet nötig, Tabelle öffnen und das passende Blatt finden | Der Prüfer bringt sein eigenes Verfahren mit | Je nach Produkt am Smartphone oder Tablet, oft über Regal-Kennzeichnung |
| Bewertung von Mängeln | Freitext oder Ankreuzfelder, Einheitlichkeit hängt vom Formular ab | Auswahllisten möglich, wenn die Vorlage sie enthält | Nach dem Schema des Dienstleisters | Feste Bewertungsstufen, die für alle Prüfer gleich sind |
| Fotos zu Schäden | Separat aufnehmen und später zuordnen | Bilder einfügen oder verlinken – die Datei wird schnell groß | Im Bericht des Dienstleisters, falls vorgesehen | Foto direkt an den Prüfpunkt gehängt |
| Fristen im Blick | Terminkalender oder Wandplaner, keine automatische Erinnerung | Eigene Spalte mit Datum; Erinnerung nur mit zusätzlichem Aufwand | Termin wird mit dem Dienstleister abgestimmt | Fälligkeiten werden verfolgt, Erinnerungen je nach Produkt automatisch |
| Prüfbericht | Das ausgefüllte Formular selbst | Ausdruck oder PDF der Tabelle, Layout selbst gepflegt | Bericht des Dienstleisters | Bericht wird aus den Eingaben erzeugt, z. B. als PDF |
| Archiv und Suche | Ordner im Schrank, Suche von Hand | Ablage auf dem Laufwerk, Suche über Dateinamen | Berichte kommen als Datei oder Papier, Ablage im Betrieb | Prüfungen je Regal gespeichert und auffindbar |
| Mehrere Standorte und Prüfer | Wächst zu Aktenbergen | Parallelarbeit führt zu Versionskonflikten | Gut abbildbar, wenn der Dienstleister alle Standorte bedient | Für mehrere Nutzer und Standorte angelegt (je nach Produkt) |
| Kosten | Kaum Anschaffung, der Aufwand liegt in Arbeitszeit | Vorhandene Lizenz, Aufwand für Pflege der Vorlage | Laufende Rechnung je Prüfung (Preise je Anbieter verschieden) | Laufende Gebühr, abhängig vom Anbieter und Umfang |
Wann passt welcher Weg?
Papier
Sehr kleine Lager mit wenigen Regalen, bei denen ohnehin ein Prüfer mit Klemmbrett unterwegs ist und die Ablage im Ordner genügt. Sobald Fristen oder Fotos verwaltet werden müssen, kostet Papier mehr Zeit als es spart.
Excel
Ein Standort, eine pflegende Person, überschaubare Regalzahl. Hilfreich ist eine feste Vorlage, die niemand ändert. Mit Mängelfotos und mehreren Prüfern wird die Datei zum eigenen Projekt.
Externer Prüfdienst
Wenn die Qualifikation als befähigte Person im Betrieb fehlt. Der Dienstleister übernimmt die Inspektion; die Nacharbeit der Mängel und die Sichtkontrollen dazwischen bleiben beim Betreiber.
Prüf-Software
Mehrere Prüfer oder Standorte, viele Regalfelder, Mängelfotos, Fristen, die nicht in Vergessenheit geraten sollen. Auch sinnvoll in Kombination: Der Dienstleister inspiziert, die Software hält Mängel und Maßnahmen im Betrieb fest.
Was die Norm zur Form der Dokumentation sagt – und was nicht
Die Regalinspektion nach DIN EN 15635 besteht aus Sichtkontrollen, die wöchentlich oder in anderen regelmäßigen, auf einer Risikoanalyse beruhenden Abständen stattfinden (9.4.2.2), und aus der Inspektion durch eine befähigte Person in Abständen von nicht mehr als 12 Monaten (9.4.2.3). Mehr zu den Intervallen steht im Ratgeber zu den Prüfintervallen.
Zur Form der Dokumentation macht dieser Vergleich keine Vorgabe. Die DGUV Information 208-043 stellt ein Inspektionsbericht-Muster als Excel-Datei bereit und erwähnt, dass im Netz verschiedene Apps angeboten werden, die bei der Dokumentation nützlich sein können. Beide Wege stehen dort nebeneinander.
Wenn Excel der richtige Start ist: Vorlage zum Download
Wer mit einer Tabelle beginnt, spart sich mit einer fertigen Struktur den Aufbau. Die Prüfplan- und Prüfbuch-Vorlage steht als Excel-Datei kostenlos bereit.
Wenn Software: Was RegalScan davon abdeckt
RegalScan ist eine Web-App für die Regalprüfung. Aus dem Funktionsumfang für die in der Tabelle genannten Kriterien:
QR-Code je Regal
Zu jedem angelegten Regal lässt sich ein QR-Code als Bilddatei erzeugen und am Regal anbringen.
Bewertung nach Ampel
Prüfpunkte werden mit Grün, Gelb oder Rot bewertet.
Fotos am Prüfpunkt
Mängelfotos im Format JPEG, PNG oder WebP bis 5 MB werden zur Prüfung gespeichert.
Prüfbericht als PDF
Aus der Prüfung wird ein PDF-Bericht erzeugt, auf dem Fotos und die Unterschrift des Prüfers erscheinen.
Erinnerungen an Fristen
Ein täglicher Lauf legt Erinnerungen für Regale an, die in sieben Tagen fällig oder bereits überfällig sind, und verschickt sie per E-Mail.
Zwischenstand gesichert
Während der Prüfung wird der Zwischenstand automatisch gespeichert, auch lokal im Browser, falls im Lager das WLAN ausfällt.
Die Bewertung der Schäden und die Inspektion bleiben bei der befähigten Person; RegalScan hält fest, was sie feststellt. Ob der Umfang zum eigenen Lager passt, zeigt die Demo im Browser. Zum Funktionsumfang im Detail geht es zur Funktionsübersicht.
Häufig gestellte Fragen
Brauche ich für die Regalinspektion eine Software?
Nein. Software ist ein Werkzeug zur Dokumentation, keine Voraussetzung dafür, dass die Inspektion stattfindet. Die DGUV Information 208-043 erwähnt ein Inspektionsbericht-Muster als Excel-Datei und weist darauf hin, dass im Netz verschiedene Apps angeboten werden, die bei der Dokumentation nützlich sein können. Entscheidend ist, dass Prüfungen, Mängel und Maßnahmen nachvollziehbar festgehalten sind.
Ersetzt eine Prüf-Software die befähigte Person?
Nein. Die Software hilft beim Erfassen, Erinnern und Dokumentieren. Die Inspektion selbst führt eine befähigte Person durch – nach der Norm in Abständen von nicht mehr als 12 Monaten (EN 15635, 9.4.2.3). Welche Schäden wie zu bewerten sind, entscheidet der Prüfer, nicht das Programm.
Wann reicht Excel aus?
Bei wenigen Regalen an einem Standort und einer Person, die die Datei pflegt, ist eine Tabelle oft ausreichend. Spätestens wenn mehrere Prüfer gleichzeitig schreiben, Fotos zu Mängeln gehören oder Fristen über mehrere Standorte im Blick bleiben sollen, wird die Pflege der Datei selbst zur Aufgabe.
Wann ist ein externer Prüfdienst der richtige Weg?
Wenn im Betrieb niemand als befähigte Person qualifiziert ist und auch keine Schulung geplant ist. Die Sichtkontrollen zwischen den Inspektionen müssen auch dann organisiert und festgehalten werden – dafür lässt sich Papier, Tabelle oder Software nutzen.
Worauf sollte ich bei der Auswahl einer Regalinspektion-Software achten?
Auf den Weg vor Ort (wie kommt der Prüfer zum richtigen Regal und zur richtigen Checkliste), die Bewertung von Mängeln, Fotos, den Prüfbericht als Datei, Erinnerungen an Fristen, die Zugriffsrechte und darauf, ob sich der Funktionsumfang vorab in einer Demo ansehen lässt.