Von Papier zu Digital: Wie moderne Regalprüfung Zeit spart, Fehler vermeidet und die Rechtssicherheit erhöht.
| Kriterium | 💻 RegalScan (Digital) | 📋 Papier-Protokolle |
|---|---|---|
| ⏱️ Zeitaufwand (100 Regale) | 2,5 Stunden gesamt • Prüfung vor Ort: 2,5h • Nachbearbeitung: 0h (automatisch) • Protokoll sofort fertig → Hocheffizient | 6-7 Stunden gesamt • Prüfung vor Ort: 4h (handschriftlich) • Abtippen + Formatierung: 2-3h • Fotos manuell zuordnen: 1h → Zeitintensiv (-63%) |
| ❌ Fehlerquote | Minimal • Keine Übertragungsfehler (digitale Erfassung) • Validierung direkt bei Eingabe • Keine unleserliche Handschrift → Nahezu fehlerfrei | Hoch • Unleserliche Handschrift • Übertragungsfehler beim Abtippen • Verrutschte Fotozuordnung → Fehleranfällig |
| 📸 Foto-Integration | Automatisch zugeordnet • Foto direkt beim Regal aufnehmen • Automatische Zuordnung zum Protokoll • Cloud-Speicher inklusive → Nahtlos integriert | Manuelle Verwaltung • Separate Kamera/Handy • Fotos manuell benennen • Mühsame Zuordnung zu Papier-Protokoll → Aufwendig |
| 🗄️ Archivierung (10 Jahre Pflicht) | Cloud-Archivierung • Unbegrenzt Platz • DSGVO-konform in Deutschland • Kein physischer Platzbedarf → Automatisch & sicher | Physische Ablage • Ordner, Regale, Archivraum • Platzbedarf wächst jährlich • Gefahr: Verlust, Feuer, Wasser → Platzintensiv & risikobehaftet |
| 🔍 Suche & Zugriff | Sofort durchsuchbar • Volltextsuche: "Regal A23" → Ergebnis in 1sec • Filter nach Datum, Status, Standort • Von überall abrufbar (Cloud) → Unmittelbar verfügbar | Manuelles Durchsuchen • Ordner durchblättern (10+ Minuten) • Nur vor Ort verfügbar • Oft: "Wo war das nochmal?" → Zeitaufwendig |
| 🔔 Erinnerungen | Automatisch • E-Mail 7 Tage vor Fälligkeit • Keine verpassten Prüftermine • Konfigurierbare Vorlaufzeit → Proaktiv | Manuell • Excel-Kalender pflegen • Manuell in Kalender eintragen • Hohe Gefahr, Termine zu vergessen → Fehleranfällig |
| 👥 Mehrere Prüfer | Unbegrenzt parallel • Beliebig viele Benutzer gleichzeitig • Jeder sieht den aktuellen Stand • Kein Konflikt bei Zugriff → Skalierbar | Nur 1 Person gleichzeitig • Papier kann nur an einem Ort sein • Warten bis Kollege fertig ist • Ineffizient bei mehreren Standorten → Eingeschränkt |
| ⚖️ Rechtssicherheit | Sehr hoch • Alle Pflichtfelder validiert • Unveränderbare Zeitstempel • Lückenlose Dokumentation → Maximal abgesichert | Ausreichend (wenn korrekt) • Gefahr: Felder vergessen • Unleserliche Unterschriften • Im Schadensfall schwer nachzuweisen → Fehlerrisiko höher |
| 📱 Mobile Nutzung | Smartphone/Tablet • App für iOS & Android • Offline-Modus verfügbar • Synchronisiert automatisch → Hochmodern | Klemmbrett & Stift • Klemmbrett nötig • Papier kann nass/verschmutzt werden • Kein digitaler Komfort → Traditionell |
| 🌱 Umweltfreundlichkeit | 100% papierlos • Kein Papierverbrauch • Kein Druckertoner • Weniger CO₂ (keine Ordner/Transport) → Nachhaltig | Papierverbrauch • Pro Prüfung: 10-20 Seiten Papier • Ordner, Toner, Versand • 10 Jahre Archivierung = viel Material → Ressourcen-intensiv |
Beispiel: 200 Regale, jährliche Prüfung. Die Zeitersparnis summiert sich schnell.
Das sind -65% weniger Zeitaufwand für die gleiche Prüfung!
Abtippen + Formatieren: 6h × €25/h = €150 pro Prüfung
Bei 4 Prüfungen/Jahr: €600 Personalkosten nur für Nachbearbeitung
10 Jahre Archivierung: 1 Regalfach à €50-100/Jahr
Plus: Ordner, Mappen, Beschriftung = ca. €50/Jahr Material
Papier, Toner, Druckerkosten: ~€30 pro Prüfung
200 Seiten/Jahr @ €0,15/Seite = €30-40/Jahr Druck
"Wo war das Protokoll von 2021?" → 10-30 Minuten Suche
5 Suchanfragen/Jahr × 20min = 1,5h Zeitverlust
Feuer, Wasser, Verlust: Protokolle unwiederbringlich weg
Rechtlich kritisch: Keine Nachweisbarkeit im Schadensfall
Prüftermin verpasst? Bußgeld bis zu €5.000
Bei Unfall ohne Prüfung: Versicherung kann Leistung verweigern
📊 Gesamtkosten Papier-Protokoll (pro Jahr):
Personalkosten (€600) + Archivraum (€75) + Druck (€40) + Suchzeit (€37,50) = ca. €750/Jahr
💡 RegalScan kostet €948/Jahr, spart aber €750 an versteckten Kosten → Reale Mehrkosten: nur €198/Jahr
💡 Typischer Anwendungsfall:
Handwerksbetrieb mit 15 Kleinregalen in der Werkstatt, 1x jährlich Sichtprüfung ohne Fotos.
💡 Typischer Anwendungsfall:
Logistik-Center mit 300 Palettenregalen, vierteljährliche Prüfung, Fotos erforderlich, mehrere Prüfer.
Ja, absolut. Die DIN EN 15635 schreibt KEINE Form vor – Hauptsache, die Dokumentation ist lückenlos und archiviert. Digitale Protokolle haben sogar Vorteile: unveränderbare Zeitstempel, automatische Backups, keine Verlustgefahr.
RegalScan archiviert alle Protokolle automatisch in der Cloud (DSGVO-konform in Deutschland). Nach 10 Jahren können Sie die Protokolle bei Bedarf exportieren. Bei Papier müssen Sie physischen Archivraum vorhalten – und hoffen, dass nichts verloren geht oder beschädigt wird.
Ja! Die mobile App hat einen Offline-Modus. Sie können die Prüfung vor Ort durchführen (auch im Keller ohne Empfang), und sobald Sie wieder online sind, synchronisiert die App automatisch. Sie verlieren keine Daten.
Jederzeit. Viele Kunden haben jahrelang mit Papier gearbeitet und wechseln zu RegalScan, wenn: (1) Die Lagergröße wächst, (2) Zeitaufwand zu hoch wird, (3) Archivraum knapp wird. Alte Papier-Protokolle können Sie als PDF einscannen und in RegalScan hochladen – dann haben Sie alles an einem Ort.
Zeigen Sie ihm diese Vergleichsseite 😊 Rechnen Sie vor: Zeit (9,5h gespart pro Prüfung), Kosten (€750/Jahr versteckte Kosten), Rechtssicherheit (digitale Protokolle sind fälschungssicherer). RegalScan bietet auch einen PDF-Export – Sie können also bei Bedarf Papier ausdrucken, wenn gewünscht.
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💡 Sparen Sie 9,5 Stunden pro Prüfung. Starten Sie noch heute.