📋 Ergebnis in Kürze:
Excel ist ausreichend für: Kleine Lager mit unter 50 Regalen, jährliche Prüfung, 1-2 Standorte, wenig Änderungen
RegalScan lohnt sich ab: 100+ Regale, mehrere Prüfer/Standorte, häufige Prüfungen, hoher Dokumentationsaufwand
Direkter Vergleich: Excel vs. RegalScan
| Kriterium | 📊 Excel | 💻 RegalScan |
|---|---|---|
| Zeitaufwand (100 Regale) | Prüfung: 4h + Nachbearbeitung: 2h = 6 Stunden | Prüfung: 2,5h + Nachbearbeitung: 0h = 2,5 Stunden (-58%) |
| Kosten pro Jahr | Excel: €0 Arbeitszeit: 6h × €35 = €210 = €210/Jahr | Software: €948/Jahr Arbeitszeit: 2,5h × €35 = €88 = €1.036/Jahr |
| Fotodokumentation | ❌ Manuell Fotos separat speichern, manuell umbenennen, in Excel verlinken | ✅ Automatisch Foto → automatisch dem Regal zugeordnet, Cloud-Upload |
| 5-Jahres-Archiv | ❌ Manuell Ordner anlegen, sortieren, Backup machen – schwer durchsuchbar | ✅ Automatisch Cloud-Archiv, Volltextsuche, automatische Backups |
| Prüftermin-Erinnerungen | ❌ Manuell Kalender pflegen, selbst daran denken | ✅ Automatisch E-Mail 4 Wochen vorher, wöchentliche Erinnerung |
| Mehrbenutzer-Zugriff | ⚠️ Kompliziert Dateien hin- und herschicken, Versionskonflikte | ✅ Einfach Mehrere Prüfer gleichzeitig, Live-Synchronisation |
| Mobile Nutzung | ❌ Unpraktisch Excel am Handy schwierig, Notizen auf Papier → später abtippen | ✅ Optimiert Native App (iOS/Android), Offline-Modus, QR-Scanner |
| Rechtssicherheit | ⚠️ Fehleranfällig Felder vergessen, Tippfehler, unleserliche Notizen | ✅ Validiert Pflichtfelder, Dropdown-Auswahl, korrekte Datumsformate |
Kosten im Detail: Wann lohnt sich RegalScan?
Die Kosten hängen stark von der Lagergröße ab. Hier die Beispielrechnung für verschiedene Szenarien:
50 Regale
Excel reicht aus. RegalScan lohnt sich nicht.
200 Regale
RegalScan wird interessant – Zeitersparnis + Archiv-Komfort
500 Regale
RegalScan klar günstiger + deutlich effizienter!
⚠️ Versteckte Kosten bei Excel:
- Nachbearbeitung: 1-2 Stunden Fotos sortieren, Excel-Felder ausfüllen, Protokoll formatieren
- Suchzeit: „Wo war nochmal das Protokoll von 2021?" → 15-30 Minuten pro Suche
- Doppelte Arbeit: Notizen auf Papier → Excel abtippen → als PDF speichern
- Fehlerkorrektur: Fehlende Pflichtfelder nachträglich ergänzen
Wann ist Excel die richtige Wahl?
✅ Excel ist ausreichend, wenn:
- ✓Unter 50 Regale – Zeitaufwand hält sich in Grenzen
- ✓Nur 1 Standort – keine Mehrbenutzer-Synchronisation nötig
- ✓1x jährlich – nicht täglich/wöchentlich genutzt
- ✓Wenig Schäden – kaum Fotos, wenig Dokumentation
- ✓Budget knapp – Excel kostet nichts (außer Arbeitszeit)
Wann ist RegalScan die bessere Wahl?
✅ RegalScan lohnt sich, wenn:
- ✓100+ Regale – Zeitersparnis wird relevant
- ✓Mehrere Standorte – zentrale Verwaltung, Synchronisation
- ✓Mehrere Prüfer – gleichzeitiger Zugriff, einheitliche Prozesse
- ✓Viele Schäden – Foto-Dokumentation wird wichtig
- ✓Hoher Durchlauf – wöchentliche Sichtkontrollen, häufige Prüfungen
- ✓Compliance wichtig – Versicherungen, BG-Audits, Zertifizierungen
💡 Von Excel zu RegalScan wechseln?
Der Umstieg ist einfach: Bestehende Regal-Daten können importiert werden (Excel, CSV). Ihre alten Protokolle bleiben erhalten – Sie starten einfach mit der nächsten Prüfung digital.
Umstieg unverbindlich testen →Häufig gestellte Fragen
Kann ich mit Excel rechtssicher prüfen?
Ja, Excel ist grundsätzlich rechtssicher, wenn Sie alle Pflichtangaben eintragen (DIN EN 15635, DGUV Regel 108-007). Die Gefahr: Felder werden vergessen, Tippfehler passieren, Fotos fehlen. RegalScan validiert automatisch und verhindert unvollständige Protokolle.
Wie viel Zeit spare ich wirklich mit RegalScan?
Im Durchschnitt 50% Zeitersparnis gegenüber Excel. Bei 100 Regalen: Excel 6h, RegalScan 2,5h. Die größte Zeitersparnis entsteht durch Wegfall der Nachbearbeitung (Fotos sortieren, Excel ausfüllen, PDF generieren).
Kann ich meine Excel-Daten in RegalScan importieren?
Ja! Sie können Ihre bestehende Regal-Liste (Excel/CSV) importieren. Die Zuordnung von Regal-Nummern, Standorten und Herstellern erfolgt automatisch. So starten Sie ohne manuelle Dateneingabe.
Was passiert mit meinen alten Excel-Protokollen?
Sie können Ihre alten Protokolle in RegalScan hochladen (als PDF) und dem jeweiligen Regal zuordnen. So haben Sie die komplette Prüfhistorie an einem Ort – auch die Excel-Protokolle aus der Vergangenheit.
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