Regalprüfung dokumentieren: Pflichten, Fristen und digitale Lösung
Wer Regale prüft, muss das auch beweisen können. Was genau dokumentiert werden muss, wie lange Protokolle aufbewahrt werden müssen und wie digitale Software den Dokumentationsaufwand erheblich reduziert.
Inhalt
1. Was muss dokumentiert werden? (DIN EN 15635 Anforderungen)
Die DIN EN 15635 schreibt vor, dass jede Regalprüfung schriftlich festgehalten wird. Ein rechtssicheres Prüfprotokoll muss folgende Mindestangaben enthalten:
Pflichtangaben im Regalprüfungs-Protokoll (DIN EN 15635)
- ✓Datum und Uhrzeit der Prüfung
- ✓Name und Qualifikation des Prüfers
- ✓Eindeutige Regalidentifikation (Standort, Nummer)
- ✓Ergebnis aller 17 Prüfpunkte
- ✓Schadensbewertung nach Ampelsystem
- ✓Beschreibung festgestellter Mängel
- ✓Empfohlene Maßnahmen mit Fristen
- ✓Unterschrift des Prüfers
Zusätzlich zur jährlichen Sachprüfung durch die befähigte Person fordert die DGUV Regel 108-007 auch die Dokumentation der wöchentlichen Sichtprüfungen durch eingewiesene Mitarbeiter. Diese können vereinfacht in einem Sichtprüfungs-Buch oder digital festgehalten werden.
Wichtig: Fotos sind nach DIN EN 15635 nicht vorgeschrieben, werden aber von Versicherungen und Behörden ausdrücklich empfohlen. Bei Streitigkeiten über Schadensursache oder -zeitpunkt können Fotos entscheidend sein.
2. Wie lange müssen Prüfprotokolle aufbewahrt werden?
Eine gesetzlich festgelegte Mindestfrist speziell für Regalprüfungsprotokolle existiert nicht. Es gelten die allgemeinen Dokumentationspflichten nach Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV)und dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB).
Verjährungsfrist für einfache Schadensersatzansprüche (BGB § 195)
Bei Personenschäden gilt die 10-jährige Verjährung — und Versicherungen verlangen oft Nachweise
Maximale Verjährungsfrist bei schuldhaft verursachten Personenschäden
Die Praxis zeigt: Wer nur das gesetzliche Minimum aufbewahrt, riskiert Probleme bei Versicherungsschäden oder Gerichtsprozessen. Die Empfehlung von Arbeitsschutzexperten lautet daher: mindestens 10 Jahreaufbewahren.
RegalScan archiviert alle Protokolle automatisch 10 Jahre lang in der deutschen Cloud — ohne Datenverlust durch verlorene Ordner, Wasserschäden oder Mitarbeiterwechsel.
3. Digitale vs. papierbasierte Dokumentation
Viele Betriebe dokumentieren Regalprüfungen noch auf Papier — und kämpfen jeden Tag mit den Nachteilen: unleserliche Handschriften, fehlende Felder, Protokolle die im Ordner vergraben sind und bei Bedarf nicht gefunden werden.
| Kriterium | Digitale Dokumentation | Papierdokumentation |
|---|---|---|
| Protokoll-Erstellung | Automatisch nach Prüfung | Manuell nacharbeiten |
| Archivierung | Automatisch, 10 Jahre | Ordner, Brandgefahr |
| Auffindbarkeit | Volltextsuche in Sekunden | Ordner durchsuchen (Minuten/Stunden) |
| Rechtssicherheit | Revisionssicher mit Zeitstempel | Abhängig von Aufbewahrung |
| Fotodokumentation | Direkt verknüpft | Lose Fotos, schwer zuordenbar |
| Fristenverfolgung | Automatische Erinnerungen | Manuelle Übersicht/Kalender |
| Kosten | Software-Abo | Druck, Archivfläche, Arbeitszeit |
Digitale Dokumentation ist nicht nur komfortabler — sie ist auch rechtssicherer. Revisionssichere Speicherung bedeutet, dass nachträgliche Änderungen technisch ausgeschlossen sind oder vollständig protokolliert werden. Das ist mit Papierordnern nicht erreichbar.
Praxistipp: Bei der Umstellung auf digitale Dokumentation müssen alte Papierprotokolle nicht sofort vernichtet werden. Führen Sie beide Systeme parallel, bis alle laufenden Verjährungsfristen abgelaufen sind.
4. Muster-Dokumentation herunterladen
Für den Start stehen zwei kostenlose Vorlagen zur Verfügung — beide erfüllen die Anforderungen der DIN EN 15635 und DGUV Regel 108-007:
Prüfprotokoll-Vorlage (PDF)
Vollständiges Prüfprotokoll nach DIN EN 15635 mit allen Pflichtfeldern, Ampelsystem-Bewertung und Unterschriftsfeld.
Prüfprotokoll herunterladen →Checkliste Regalprüfung (PDF)
Alle 17 Prüfpunkte nach DIN EN 15635 übersichtlich als Checkliste — für die Sichtprüfung und zur Vorbereitung der Jahresprüfung.
Checkliste herunterladen →Alternative: Digitale Dokumentation mit RegalScan
Statt Papiervorlagen auszufüllen und zu archivieren: RegalScan digitalisiert den gesamten Prozess. QR-Code scannen, Checkliste auf dem Smartphone ausfüllen, Protokoll wird automatisch erstellt und revisionssicher archiviert.
RegalScan kostenlos testen →Dokumentation automatisieren statt manuell führen
RegalScan erstellt das Prüfprotokoll automatisch nach jeder Prüfung — rechtssicher, revisionssicher und in der deutschen Cloud archiviert.
5. Häufige Fragen zur Regalprüfungs-Dokumentation
Wie lange müssen Regalprüfungs-Protokolle aufbewahrt werden?
Eine gesetzlich festgelegte Mindestfrist speziell für Regalprüfungsprotokolle gibt es nicht — es gilt die allgemeine Dokumentationspflicht nach BetrSichV. Empfohlen werden mindestens 10 Jahre, da bei Arbeitsunfällen oder Versicherungsschäden auch ältere Protokolle relevant sein können. RegalScan archiviert alle Protokolle automatisch 10 Jahre lang.
Welche Angaben sind im Regalprüfungs-Protokoll Pflicht?
Nach DIN EN 15635 muss das Protokoll enthalten: Datum der Prüfung, Name und Qualifikation des Prüfers, Regalidentifikation (Standort, Regal-Nummer), Ergebnis jedes Prüfpunkts, Schadensbewertung nach Ampelsystem (Grün/Gelb/Rot), festgestellte Mängel mit Beschreibung sowie empfohlene Maßnahmen mit Fristen. Fotos sind nicht vorgeschrieben, aber empfehlenswert.
Muss jede Regalprüfung schriftlich dokumentiert werden?
Ja. Sowohl die jährliche Sachprüfung durch die befähigte Person als auch die wöchentliche Sichtprüfung müssen dokumentiert werden. Nur was schriftlich (oder digital) belegt ist, gilt als durchgeführt — mündliche Prüfberichte sind im Streitfall wertlos.
Ist digitale Dokumentation rechtssicher?
Ja, digitale Prüfprotokolle sind rechtssicher, wenn sie revisionssicher gespeichert werden — das heißt, nachträgliche Änderungen müssen ausgeschlossen oder vollständig dokumentiert sein. RegalScan speichert alle Protokolle mit Zeitstempel und digitaler Signatur in der deutschen Cloud, was den Anforderungen entspricht.
Was passiert bei fehlender Dokumentation der Regalprüfung?
Fehlende Prüfdokumentation kann bei Arbeitsunfällen zur persönlichen Haftung des Betreibers führen — auch wenn die Prüfung faktisch stattgefunden hat. Versicherungen können im Schadensfall Leistungen verweigern. Behörden können Bußgelder verhängen und die Anlage stilllegen. Gerichtlich gilt: Was nicht dokumentiert ist, hat nicht stattgefunden.