Regalprüfung dokumentieren: Pflichten, Fristen & digitale Lösung
Wer Regale prüft, muss das auch beweisen können. Was genau dokumentiert werden muss, wie lange Protokolle aufbewahrt werden müssen und wie digitale Software den Dokumentationsaufwand erheblich reduziert.
Inhalt
1. Was muss dokumentiert werden? (DIN EN 15635 Anforderungen)
Die DIN EN 15635 schreibt vor, dass jede Regalprüfung schriftlich festgehalten wird. Ein vollständiges Prüfprotokoll muss folgende Mindestangaben enthalten:
Pflichtangaben im Regalprüfungs-Protokoll (DIN EN 15635)
- ✓Datum und Uhrzeit der Prüfung
- ✓Name und Qualifikation des Prüfers
- ✓Eindeutige Regalidentifikation (Standort, Nummer)
- ✓Ergebnis aller 17 Prüfpunkte
- ✓Schadensbewertung nach Ampelsystem
- ✓Beschreibung festgestellter Mängel
- ✓Empfohlene Maßnahmen mit Fristen
- ✓Unterschrift des Prüfers
Zusätzlich zur jährlichen Sachprüfung durch die befähigte Person fordert die DIN EN 15635 (9.4.2.2) einen formalen, schriftlichen Bericht über die wöchentlichen Sichtkontrollen durch eingewiesene Mitarbeiter; die DGUV Information 208-061 (vormals DGUV Regel 108-007) verweist für die Prüfinhalte auf diese Norm. Diese können vereinfacht in einem Sichtprüfungs-Buch oder digital festgehalten werden.
Wichtig: Fotos sind nach DIN EN 15635 nicht vorgeschrieben, werden aber von Versicherungen und Behörden ausdrücklich empfohlen. Bei Streitigkeiten über Schadensursache oder -zeitpunkt können Fotos entscheidend sein.
2. Wie lange müssen Prüfprotokolle aufbewahrt werden?
Die Untergrenze legt die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) fest: Nach § 14 Abs. 7 ist das Ergebnis der Prüfung aufzuzeichnen und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren. Für mögliche Haftungsfragen sind zusätzlich die Verjährungsfristen des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) relevant.
Aufbewahrungspflicht nach BetrSichV § 14 Abs. 7
Längere Aufbewahrung sichert Nachweise für Haftungs- und Versicherungsfälle
§ 199 Abs. 2 BGB: Schadensersatzansprüche wegen Personenschäden verjähren spätestens 30 Jahre nach der Handlung
Wer Protokolle nur bis zur nächsten Prüfung aufbewahrt, hat bei später geltend gemachten Ansprüchen keinen Nachweis mehr. Sinnvoll ist deshalb eine deutlich längere Aufbewahrung, etwa 10 Jahre.
RegalScan archiviert alle Protokolle automatisch in der deutschen Cloud — ohne Datenverlust durch verlorene Ordner, Wasserschäden oder Mitarbeiterwechsel.
3. Digitale vs. papierbasierte Dokumentation
Viele Betriebe dokumentieren Regalprüfungen noch auf Papier — und kämpfen jeden Tag mit den Nachteilen: unleserliche Handschriften, fehlende Felder, Protokolle die im Ordner vergraben sind und bei Bedarf nicht gefunden werden.
| Kriterium | Digitale Dokumentation | Papierdokumentation |
|---|---|---|
| Protokoll-Erstellung | Automatisch nach Prüfung | Manuell nacharbeiten |
| Archivierung | Automatisch archiviert | Ordner, Brandgefahr |
| Auffindbarkeit | Volltextsuche | Ordner durchsuchen (Minuten/Stunden) |
| Nachweisfähigkeit | Lückenlos mit Zeitstempel | Abhängig von Aufbewahrung |
| Fotodokumentation | Direkt verknüpft | Lose Fotos, schwer zuordenbar |
| Fristenverfolgung | Automatische Erinnerungen | Manuelle Übersicht/Kalender |
| Kosten | Software-Abo | Druck, Archivfläche, Arbeitszeit |
Digitale Dokumentation ist nicht nur komfortabler — sie ist auch besser nachweisbar. Änderungen werden protokolliert (Audit-Trail). Das ist mit Papierordnern nicht erreichbar. Wie eine Regalprüfung-Software Protokoll, Fotos und Fristen automatisch zusammenführt, zeigt der Funktionsüberblick im Detail.
Praxistipp: Bei der Umstellung auf digitale Dokumentation müssen alte Papierprotokolle nicht sofort vernichtet werden. Führen Sie beide Systeme parallel, bis alle laufenden Verjährungsfristen abgelaufen sind.
4. Muster-Dokumentation herunterladen
Für den Start stehen zwei kostenlose Vorlagen zur Verfügung — beide orientieren sich an DIN EN 15635 und DGUV Information 208-061 (vormals DGUV Regel 108-007):
Prüfprotokoll-Vorlage (PDF)
Vollständiges Prüfprotokoll nach DIN EN 15635 mit allen Pflichtfeldern, Ampelsystem-Bewertung und Unterschriftsfeld.
Prüfprotokoll herunterladen →Checkliste Regalprüfung (PDF)
Alle 17 Prüfpunkte nach DIN EN 15635 übersichtlich als Checkliste — für die Sichtprüfung und zur Vorbereitung der Jahresprüfung.
Checkliste herunterladen →Alternative: Digitale Dokumentation mit RegalScan
Statt Papiervorlagen auszufüllen und zu archivieren: RegalScan digitalisiert den gesamten Prozess. QR-Code scannen, Checkliste auf dem Smartphone ausfüllen, Protokoll wird automatisch erstellt und lückenlos archiviert.
Live-Demo ohne Registrierung ansehen →Dokumentation automatisieren statt manuell führen
RegalScan erstellt das Prüfprotokoll automatisch nach jeder Prüfung — mit Zeitstempel, Prüfer und Foto, archiviert in der deutschen Cloud.
5. Häufige Fragen zur Regalprüfungs-Dokumentation
Wie lange müssen Regalprüfungs-Protokolle aufbewahrt werden?
Nach § 14 Abs. 7 BetrSichV ist das Ergebnis der Prüfung aufzuzeichnen und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren. Eine deutlich längere Aufbewahrung ist sinnvoll, da bei Arbeitsunfällen oder Versicherungsschäden auch ältere Protokolle relevant sein können. RegalScan archiviert alle Protokolle automatisch.
Welche Angaben sind im Regalprüfungs-Protokoll Pflicht?
Nach DIN EN 15635 muss das Protokoll enthalten: Datum der Prüfung, Name und Qualifikation des Prüfers, Regalidentifikation (Standort, Regal-Nummer), Ergebnis jedes Prüfpunkts, Schadensbewertung nach Ampelsystem (Grün/Gelb/Rot), festgestellte Mängel mit Beschreibung sowie empfohlene Maßnahmen mit Fristen. Fotos sind nicht vorgeschrieben, aber empfehlenswert.
Muss jede Regalprüfung schriftlich dokumentiert werden?
Ja. Sowohl die jährliche Sachprüfung durch die befähigte Person als auch die wöchentliche Sichtprüfung müssen dokumentiert werden. Nur was schriftlich (oder digital) belegt ist, gilt als durchgeführt — mündliche Prüfberichte sind im Streitfall wertlos.
Sind digitale Prüfprotokolle zulässig?
Ja. Nach § 14 Abs. 7 BetrSichV können die Aufzeichnungen auch in elektronischer Form aufbewahrt werden. Wichtig ist, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder nachvollziehbar dokumentiert sind. RegalScan speichert alle Protokolle mit Zeitstempel in der deutschen Cloud; nachträgliche Änderungen werden protokolliert.
Was passiert bei fehlender Dokumentation der Regalprüfung?
Fehlende Prüfdokumentation kann bei Arbeitsunfällen zur persönlichen Haftung des Betreibers führen — auch wenn die Prüfung faktisch stattgefunden hat. Versicherungen können im Schadensfall Leistungen verweigern. Behörden können Bußgelder verhängen und die Anlage stilllegen. Gerichtlich gilt: Was nicht dokumentiert ist, hat nicht stattgefunden.