Warum ist ein Prüfprotokoll gesetzlich vorgeschrieben?

Die Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) §14 Abs. 7 verpflichtet Arbeitgeber zur schriftlichen Dokumentation aller Prüfungen von Arbeitsmitteln:

"Die Ergebnisse der Prüfungen nach Absatz 1 und 2 sind aufzuzeichnen und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren."

— BetrSichV §14 Abs. 7

Zweck des Prüfprotokolls

1.Nachweis der Sorgfaltspflicht: Beweisen, dass Sie Ihrer gesetzlichen Prüfpflicht nachgekommen sind
2.Haftungsschutz: Im Schadensfall können Sie belegen, dass die Anlage ordnungsgemäß geprüft wurde
3.Versicherungsnachweis: Ihre Betriebshaftpflicht verlangt bei Schäden aktuelle Prüfprotokolle
4.Schadensverlauf: Chronologische Dokumentation zeigt Entwicklung von Schäden über die Zeit
5.Maßnahmenverfolgung: Festhalten, welche Mängel behoben wurden und welche noch offen sind

Pflichtangaben im Prüfprotokoll

Nach DIN EN 15635 und DGUV Regel 108-007 muss ein Prüfprotokoll folgende Informationen enthalten:

1. Allgemeine Angaben

✓Prüfdatum: Datum der Durchführung (TT.MM.JJJJ)
✓Prüfer: Name und Qualifikation der befähigten Person
✓Betreiber: Name und Anschrift des Unternehmens
✓Standort: Lagerort (bei mehreren Standorten)

2. Identifikation der Regalanlage

✓Regal-ID/Nummer: Eindeutige Kennzeichnung (z.B. "Lager A - Gang 3 - Regal 12")
✓Regaltyp: Palettenregal, Fachboden, Kragarm, etc.
✓Hersteller: Falls bekannt (für Ersatzteilbeschaffung)
✓Baujahr: Ungefähres Alter der Anlage
✓Tragfähigkeit: Maximallasten laut Lastschild

3. Prüfumfang und Methode

✓Art der Prüfung: Jahresprüfung, Sichtprüfung, Anlassprüfung
✓Angewandte Norm: DIN EN 15635
✓Geprüfte Bereiche: Anzahl Felder, Traversen, Stützen

4. Prüfergebnisse (17 Prüfpunkte)

Bewertung jedes Prüfpunkts nach Ampelsystem:

Grün: Keine Mängel, Regal sicher

Gelb: Leichte Mängel, zeitnahe Reparatur erforderlich

Rot: Schwere Mängel, Regal sofort sperren!

Alle 17 Prüfpunkte müssen einzeln bewertet werden (siehe Hauptartikel DIN EN 15635)

5. Mängelbeschreibung

✓Art des Schadens: Verformung, Riss, Korrosion, fehlende Teile
✓Ort des Schadens: Genau beschreiben (z.B. "Stütze C3, 1,2m Höhe")
✓Schwere: Bewertung gelb oder rot
✓Fotos: Bei jedem Mangel beifügen!

6. Maßnahmen und Fristen

✓Sofortmaßnahmen: Was wurde direkt veranlasst? (z.B. "Regal gesperrt")
✓Erforderliche Reparaturen: Liste aller zu behebenden Mängel
✓Frist: Bis wann Mängel behoben sein müssen
✓Verantwortlicher: Wer ist für Behebung zuständig?

7. Gesamtbewertung und Freigabe

✓Gesamtzustand: Sicher/Eingeschränkt sicher/Unsicher
✓Betriebsfreigabe: Ja/Nein/Unter Auflagen
✓Nächste Prüfung: Datum der folgenden Hauptprüfung
✓Unterschrift: Prüfer und Betreiber müssen unterzeichnen

Muster: Aufbau eines Prüfprotokolls

PRÜFPROTOKOLL REGALANLAGE

nach DIN EN 15635

ALLGEMEINE ANGABEN

Prüfdatum: _________________

Prüfer: ___________________ (Befähigte Person)

Betreiber: ___________________

Standort/Lager: ___________________

REGALIDENTIFIKATION

Regal-ID/Nummer: ___________________

Regaltyp: ☐ Palettenregal ☐ Fachboden ☐ Andere

Anzahl Felder: _____ | Anzahl Ebenen: _____

Tragfähigkeit pro Feld: _______ kg

PRÜFERGEBNISSE (Ampelsystem)

1. Standsicherheit: ☐ Grün ☐ Gelb ☐ Rot

2. Regalrahmen: ☐ Grün ☐ Gelb ☐ Rot

3. Stützen: ☐ Grün ☐ Gelb ☐ Rot

4. Traversen: ☐ Grün ☐ Gelb ☐ Rot

... (alle 17 Punkte)

FESTGESTELLTE MÄNGEL

Mangel #1: _______________________________

Ort: ________________ | Bewertung: ☐ Gelb ☐ Rot

Foto beigefügt: ☐ Ja ☐ Nein

MASSNAHMEN

☐ Keine Maßnahmen erforderlich

☐ Mängel müssen bis __________ behoben werden

☐ Regal wurde gesperrt (sofortige Gefahr)

Verantwortlich: ___________________

GESAMTBEWERTUNG

Betriebsfreigabe: ☐ Ja ☐ Nein ☐ Unter Auflagen

Nächste Prüfung fällig am: ___________________

Unterschrift Prüfer: _______________________

Unterschrift Betreiber: _______________________

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Prüfprotokoll Muster: 7 Pflichtabschnitte auf einen Blick

Jedes normkonforme Prüfprotokoll nach DIN EN 15635 muss diese sieben Abschnitte in genau dieser Tiefe enthalten — alles andere ist unvollständig und im Schadensfall nicht verwertbar:

Allgemeine Angaben

Prüfdatum, Name + Qualifikation des Prüfers, Betreiber, Standort/Lager

Regalidentifikation

Eindeutige Regal-ID, Regaltyp, Anzahl Felder/Ebenen, Tragfähigkeit laut Lastschild

Prüfumfang und Norm

Art der Prüfung (Jahres-/Anlassprüfung), angewandte Norm (DIN EN 15635), geprüfte Bereiche

Prüfergebnisse — Ampelsystem

Alle 17 Prüfpunkte einzeln bewertet: Grün (keine Mängel) / Gelb (Mängel, zeitnah beheben) / Rot (sofort sperren)

Mängelbeschreibung

Art + genauen Ort jedes Schadens, Schweregrad, Foto beigefügt (Ja/Nein)

Maßnahmen und Fristen

Sofortmaßnahmen (z.B. Sperrung), Reparaturfristen, verantwortliche Person

Gesamtbewertung und Unterschrift

Betriebsfreigabe (Ja/Nein/Unter Auflagen), Termin Folgeprüfung, Unterschrift Prüfer + Betreiber

Tipp: Laden Sie die kostenlose Prüfprotokoll-Vorlage nach DIN EN 15635 herunter — alle sieben Abschnitte sind bereits vorstrukturiert, sodass nichts vergessen wird.

Foto-Dokumentation: Pflicht bei Mängeln

Warum Fotos unverzichtbar sind

Auch wenn nicht gesetzlich vorgeschrieben, sind Fotos bei der Prüfdokumentation Best Practice und im Streitfall oft entscheidend.

→Beweissicherung für Haftungsfragen und Versicherung
→Schadensentwicklung über mehrere Prüfungen verfolgbar
→Eindeutige Kommunikation mit Reparaturdiensten
→Schulungsmaterial für Mitarbeiter (Beispiele für Schäden)

Was muss auf den Fotos zu sehen sein?

📷Übersichtsfoto: Gesamte Regalanlage für Kontext
📷Detailfoto: Schaden in Nahaufnahme
📷Maßstab: Zollstock/Lineal für Größenvergleich
📷Kennzeichnung: Regal-ID oder Standort im Bild erkennbar

Aufbewahrung und Archivierung

⚠ Gesetzliche Aufbewahrungsfrist

Nach BetrSichV § 14 Abs. 7 sind die Prüfergebnisse aufzuzeichnen und mindestens bis zur nächsten Prüfung aufzubewahren.

Praxis-Empfehlung: Da Haftungsfragen bei Arbeitsunfällen oft Jahre später aufkommen und die Verjährungsfristen entsprechend lang sind, empfiehlt sich eine Aufbewahrung von mindestens 5 Jahren — dauerhaft ist ideal, um auch nach Außerbetriebnahme abgesichert zu sein.

Anforderungen an die Archivierung

✓Revisionssicher: Nachträgliche Änderungen müssen nachvollziehbar sein
✓Schnell auffindbar: Bei Kontrollen oder Schadensfällen sofort vorlegen können
✓Vor Verlust geschützt: Backup bei digitaler Speicherung
✓DSGVO-konform: Personenbezogene Daten (Prüfernamen) schützen

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✓Alle 17 Prüfpunkte per QR-Code-Scan dokumentiert
✓Automatische Foto-Zuordnung zu Mängeln
✓5-Jahres-Archiv mit Volltextsuche
✓PDF-Export für Versicherung und Behörden auf Knopfdruck

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Häufige Fehler bei Prüfprotokollen

❌ Fehler 1: Unvollständige Dokumentation

Problem: Nicht alle 17 Prüfpunkte sind dokumentiert oder Pflichtangaben fehlen.
Folge: Protokoll ist rechtlich nicht verwertbar.

❌ Fehler 2: Keine Unterschriften

Problem: Prüfer oder Betreiber haben nicht unterschrieben.
Folge: Keine Beweiskraft, wer Prüfung durchgeführt/beauftragt hat.

❌ Fehler 3: Unklare Mängelbeschreibung

Problem: "Regal beschädigt" ohne genaue Ortsangabe.
Folge: Schaden kann nicht wiedergefunden werden, Reparatur unmöglich.

❌ Fehler 4: Keine Folgemaßnahmen definiert

Problem: Mängel festgestellt, aber keine Fristen oder Verantwortlichen benannt.
Folge: Schäden bleiben unbehoben, Organisationspflichtverletzung.

❌ Fehler 5: Nachträgliche Änderungen ohne Kennzeichnung

Problem: Protokoll wird später geändert ohne Vermerk.
Folge: Manipulationsverdacht, Protokoll wird nicht anerkannt.

FAQ: Häufige Fragen zu Prüfprotokollen

Kann ich ein einfaches Word-Dokument als Protokoll nutzen?

Ja, die Form ist nicht vorgeschrieben – Hauptsache alle Pflichtangaben sind enthalten. Ein strukturiertes Formular (PDF/Excel) ist aber deutlich praktischer und fehlerresistenter als Freitext.

Sind digitale Protokolle rechtlich zulässig?

Ja, digitale Prüfprotokolle sind vollwertig anerkannt. Sie müssen nur revisionssicher gespeichert werden (nachvollziehbare Änderungshistorie, Schutz vor Verlust). Digitale Systeme sind sogar vorteilhaft wegen besserer Durchsuchbarkeit.

Wer muss das Protokoll unterschreiben?

Mindestens der Prüfer (befähigte Person). Empfohlen wird auch die Unterschrift des Betreibers oder seines Verantwortlichen, um Kenntnisnahme zu bestätigen – besonders bei Mängeln.

Muss ich für jedes einzelne Regal ein Protokoll erstellen?

Ja, jede Regalanlage braucht ein eigenes Protokoll. Bei identischen Regalen in Reihe können Sie diese in einem Protokoll zusammenfassen, wenn Sie sie einzeln identifizieren (z.B. "Gang 3, Regale 1-5").

Was passiert, wenn ich alte Protokolle nicht mehr finde?

Bei Kontrollen oder Schadensfällen können Sie nicht nachweisen, dass Sie Ihrer Prüfpflicht nachgekommen sind. Das kann als Organisationspflichtverletzung gewertet werden. Lassen Sie im Zweifelsfall eine neue Prüfung durchführen und dokumentieren Sie ab jetzt lückenlos.

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