1. Warum Prüfplakette ≠ Regalprüfung ist
In der Praxis werden zwei Begriffe häufig vermischt – und genau diese Vermischung führt zu Missverständnissen: Die Regalprüfung ist die eigentliche Sachkundeprüfung durch eine befähigte Person nach DIN EN 15635 und DGUV Information 208-061. Die Prüfplakette ist der sichtbare Nachweis, dass diese Prüfung stattgefunden hat – mit Datum, nächstem Termin und Prüfer-Kürzel.
Die Plakette ersetzt die Prüfung nicht – sie dokumentiert sie. Welche Angaben konkret auf die Plakette gehören und welches Material sich eignet, ist auf der Schwester-Seite ausführlich beschrieben. Dieser Ratgeber konzentriert sich auf den Prozess dazwischen: den Workflow, der die Prüfung mit der Plakette, dem Protokoll und der Erinnerung an die Folge-Prüfung verbindet.
Häufiges Missverständnis: Eine Plakette am Regal bedeutet nicht automatisch, dass das Regal auch heute noch standsicher ist. Sie zeigt nur, dass die letzte Prüfung stattgefunden hat. Verantwortlich für die Sicherheit bleibt immer der Betreiber – unabhängig davon, ob eine Plakette angebracht ist.
2. Schritt-für-Schritt: Von der Prüfung zur Erinnerung
Der vollständige Workflow zwischen zwei aufeinanderfolgenden Regalprüfungen besteht aus fünf klar getrennten Schritten. Jeder Schritt hat einen eigenen Verantwortlichen und einen eigenen Output.
Sachkundeprüfung durch befähigte Person
Eine befähigte Person nach BetrSichV § 14 prüft das Regal anhand der Prüfpunkte nach DIN EN 15635: Standsicherheit, Beschädigungen, Verankerung, Aussteifung, Lastschilder. Das Ergebnis jedes Punkts wird nach dem Ampelsystem (grün/gelb/rot) bewertet.
Output: Bewertungsergebnis pro Prüfpunkt + festgestellte Mängel
Prüfprotokoll erstellen
Alle Befunde werden in einem vollständigen Protokoll festgehalten: Datum, Regalidentifikation, Name des Prüfers, Bewertung, Mängelbeschreibung, empfohlene Maßnahmen. Fotos der Mängel sind empfehlenswert. Das Protokoll wird vom Prüfer unterschrieben.
Output: Prüfprotokoll (PDF) als Nachweis der Prüfung
Prüfplakette beschriften und anbringen
Die Plakette wird mit den üblichen Angaben beschriftet (Prüfdatum, nächster Termin, Prüfer-Kürzel) und am Regalständer in Sichthöhe angebracht – in der Regel zwischen 1,80 m und 2,00 m. Vorgeschrieben ist die Aufzeichnung der Prüfung (BetrSichV § 14 Abs. 7), die Plakette macht sie am Regal sichtbar.
Wichtig: Die Plakette wird nach der Prüfung angebracht, nie davor – sonst wäre der Nachweis wertlos.
Nächsten Prüftermin setzen und Erinnerung aktivieren
Auf Basis des Prüfdatums wird das Fälligkeitsdatum der Folge-Prüfung berechnet – meist 12 Monate später, bei Hochregallagern oder intensiver Nutzung auch nur 6 Monate. Eine Erinnerung sorgt dafür, dass der Termin nicht verpasst wird. Digitale Prüfkalender übernehmen diese Aufgabe automatisch.
Output: Geplanter Termin + automatische Erinnerung an die verantwortliche Person
Folge-Prüfung veranlassen, Plakette erneuern
Spätestens zum Ende der festgelegten Prüffrist muss die nächste Prüfung stattfinden. Nach erfolgreicher Prüfung wird die alte Plakette entfernt oder überklebt und eine neue Plakette mit aktualisiertem Datum und neuem Prüfer-Kürzel angebracht. Der Zyklus beginnt von vorn.
Achtung: Ist die Prüffrist überschritten, darf das Regal nach BetrSichV § 4 Abs. 4 erst nach durchgeführter und dokumentierter Prüfung weiter verwendet werden.
3. Angaben auf der Prüfplakette – die Brücke ins Regal
Vorgeschriebene Angaben für die Plakette gibt es nicht – weder DIN EN 15635 noch die DGUV Information 208-061 nennen eine Prüfplakette. Pflicht ist die Aufzeichnung der Prüfung nach BetrSichV § 14 Abs. 7. In der Praxis haben sich drei empfohlene und zwei optionale Angaben durchgesetzt:
| Angabe | Status | Zweck im Workflow |
|---|---|---|
| Prüfdatum | Empfohlen | Zeitpunkt der durchgeführten Prüfung |
| Nächster Prüftermin | Empfohlen | Startpunkt für die Erinnerungsfunktion |
| Prüfer-Kürzel | Empfohlen | Nachvollziehbarkeit, wer geprüft hat |
| Regal-ID / Standort | Empfohlen | Zuordnung des Protokolls zum Regal |
| Jahreskennfarbe | Optional | Visuelles Signal bei Lagerbegehungen |
Eine ausführliche Erläuterung zu Material, Größen und Beschriftung – inklusive Beispielabbildung – finden Sie auf der Schwester-Seite Prüfplaketten nach DIN EN 15635.
4. Wer bringt an, wer prüft, wer erinnert?
Im Workflow haben drei Rollen klar getrennte Aufgaben. Wer welche Verantwortung trägt, ist in DIN EN 15635, der Betriebssicherheitsverordnung und der DGUV Information 208-061 geregelt.
Befähigte Person
Führt die Sachkundeprüfung durch, dokumentiert das Ergebnis im Protokoll und liefert die Angaben für die Plakettenbeschriftung.
Aufgabe: Prüfen + Protokollieren
Betreiber / Lagerleiter
Beauftragt die Prüfung, lässt die Plakette physisch anbringen und trägt die Gesamtverantwortung für die Einhaltung der Prüffristen.
Aufgabe: Plakette anbringen + Fristen halten
Erinnerungs- / Kalendersystem
Stellt sicher, dass die Folge-Prüfung nicht vergessen wird – digital per E-Mail, App-Push oder als analoger Prüfkalender-Eintrag.
Aufgabe: Erinnern + Folge-Prüfung auslösen
Hauptverantwortung: Nach BetrSichV § 3 liegt die Gesamtverantwortung für die Einhaltung der Prüffristen beim Arbeitgeber bzw. Betreiber der Anlage. Eine abgelaufene Plakette zeigt am Regal, dass die Prüffrist überschritten sein kann.
5. Eine Plakette über die Jahre: Wartung und Wechsel
Eine Prüfplakette ist nicht für die Ewigkeit gemacht. Je nach Umgebungsbedingungen (Staub, Feuchtigkeit, mechanische Belastung) verliert sie nach 12 bis 24 Monaten Lesbarkeit oder Haftung. In Lagern mit Staplerbetrieb empfiehlt sich ein jährlicher Wechsel ohnehin.
Was bei der Wartung der Plakette selbst zu beachten ist:
- ✓Lesbarkeit prüfen: Verblasste oder abgekratzte Plaketten rechtzeitig ersetzen, nicht erst beim nächsten Prüftermin.
- ✓Haftung kontrollieren: Gelöste Plaketten neu ankleben oder ersetzen, damit sie nicht herabfallen und in der Ware landen.
- ✓Jahreskennfarbe: Viele Betriebe nutzen das 6-Jahres-Farbsystem (Grün, Rot, Gelb, Blau, Orange, Weiß), um bei einer Lagerbegehung sofort zu sehen, welche Regale schon geprüft wurden.
- ✓Überkleben statt übereinander kleben: Beim Plakettenwechsel die alte Plakette entfernen oder überkleben – sonst sind mehrere Daten gleichzeitig sichtbar und es ist unklar, welches aktuell gilt.
Ausführliche Erläuterungen zu Farben, Material und Beschriftungstools – inklusive Mustertafel – finden Sie auf der Schwester-Seite Prüfplaketten für die Regalprüfung.
6. Digitale Variante: QR-Code, App-Erinnerung, automatische Fristen
Klassische Plaketten haben einen Nachteil: Sie zeigen nur das Datum, aber sie können sich nicht selbst melden, wenn der nächste Termin näher rückt. Genau hier setzt der digitale Workflow an.
QR-Code direkt auf der Plakette
Ein QR-Code-Aufkleber am Regalständer verweist auf das digitale Prüfprotokoll in der Cloud. Beim Scan zeigt das Smartphone: Datum der letzten Prüfung, nächster Termin, zuständige befähigte Person, Bewertung der letzten Prüfung.
Vorteil: Auditoren und Lagermitarbeiter sehen den Status sofort – ohne Ordner oder E-Mail-Anfrage.
Automatische Erinnerung an die Folge-Prüfung
Sobald das Fälligkeitsdatum gesetzt ist, läuft eine automatische Erinnerung – per E-Mail, App-Push oder Browser-Benachrichtigung. Die zuständige Person wird rechtzeitig informiert und kann die Prüfung beauftragen.
Vorteil: Keine vergessenen Termine, kein Risiko einer abgelaufenen Plakette.
Live-Status aller Plaketten
Ein Dashboard zeigt auf einen Blick, welche Regale aktuell gültig geprüft sind, welche Plaketten in den nächsten 30 Tagen ablaufen und welche bereits überfällig sind.
Vorteil: Volle Transparenz für Sicherheitsbeauftragte und Geschäftsführung.
Automatischer Plakettenwechsel nach Prüfung
Nach Abschluss einer digitalen Prüfung wird der nächste Termin automatisch berechnet und der Workflow für die Beschriftung der Folge-Plakette angestoßen.
Vorteil: Kein manuelles Rechnen, keine Fristenüberschreitung.
Hinweis: Die physische Prüfplakette am Regal bleibt auch im digitalen Workflow sinnvoll, weil sie die Prüfung vor Ort sichtbar macht. Vorgeschrieben ist die Aufzeichnung der Prüfung (BetrSichV § 14 Abs. 7) – sie darf nach § 14 Abs. 7 auch elektronisch aufbewahrt werden.
7. Verwandte Themen im Regalprüfungs-Ratgeber
Diese Seite ergänzt die bestehenden Ratgeber rund um die Regalprüfung. Jede Seite behandelt einen anderen Aspekt des Themas – gemeinsam bilden sie den vollständigen Workflow ab.
Prüfplaketten (Schwester-Seite)
Die Plakette selbst: Material, Farben, Maße, Anbringungsort, Kauf. Warum die Plakette eine Empfehlung ist und die Aufzeichnung nach § 14 Abs. 7 BetrSichV die Pflicht.
Prüfprotokoll nach DIN EN 15635
Pflichtangaben im Protokoll, Aufbewahrungsfristen und Vorlage für die digitale Protokollerstellung.
Prüfintervalle und Fristen
Wie oft muss geprüft werden? Welche Regale brauchen kürzere Intervalle? Übersicht nach Regaltyp und Nutzungsintensität.
Digitale Prüf-App
Wie eine App den kompletten Workflow – Prüfung, Protokoll, Plakette, Erinnerung – in einem System abbildet.
Workflow digitalisieren statt Plaketten jagen
Wer die Prüfplakette mit dem Prüfprotokoll und der Erinnerung in einem System verbindet, wird an jede Frist erinnert – und hat bei einer Kontrolle alles griffbereit.
Häufige Fragen zu Workflow zwischen Regalprüfung und Prüfplakette
Wird die Prüfplakette vor oder nach der eigentlichen Prüfung angebracht?
Nach der Prüfung – genauer: erst nachdem das Ergebnis im Protokoll dokumentiert (Pflicht nach BetrSichV § 14 Abs. 7) und die Plakette mit den üblichen Angaben (Prüfdatum, nächster Termin, Prüfer-Kürzel) beschriftet wurde. Eine Plakette vor der Prüfung würde eine Prüfung anzeigen, die noch nicht stattgefunden hat.
Wer ist verantwortlich, wenn die Prüfplakette abgelaufen ist?
Die Verantwortung liegt beim Betreiber der Regalanlage (Arbeitgeber bzw. Lagerleiter). Nach BetrSichV § 3 ist dieser für die Einhaltung der Prüffristen verantwortlich. Ist die Prüffrist überschritten, fehlt die vorgeschriebene Prüfung: Nach BetrSichV § 4 Abs. 4 dürfen Arbeitsmittel nur verwendet werden, wenn die vorgeschriebenen Prüfungen durchgeführt und dokumentiert wurden.
Reicht eine Prüfplakette am Regal, oder muss jeder Regalfeldabschnitt eine eigene haben?
Pro Regalanlage bzw. pro Regalfeld sollte eine eigene Plakette angebracht werden – nicht nur eine am Anfang oder Ende eines Ganges. So ist am Regal erkennbar, welches konkrete Regal geprüft wurde; der Nachweis selbst ist die Aufzeichnung der Prüfung nach BetrSichV § 14 Abs. 7. Bei Doppelregalen empfiehlt sich die beidseitige Anbringung.
Was passiert nach Ablauf der Plakette mit dem Regal?
Entscheidend ist nicht die Plakette, sondern die Prüffrist: Ist sie überschritten, darf das Regal nach BetrSichV § 4 Abs. 4 erst nach durchgeführter und dokumentierter Prüfung weiter verwendet werden. In der Praxis wird die alte Plakette entfernt (oder überklebt) und nach der Folge-Prüfung eine neue Plakette mit aktualisiertem Datum angebracht.
Wie können Prüfplaketten heute digital verwaltet werden?
Über QR-Code-Aufkleber, die direkt am Regal angebracht werden und beim Scan das digitale Prüfprotokoll, das Datum der letzten und nächsten Prüfung sowie die zuständige befähigte Person anzeigen. Erinnerungen an die Folge-Prüfung laufen automatisch per E-Mail oder Push-Benachrichtigung – ohne dass Termin verpasst werden.