Warum Versicherungen auf lückenlosen Prüfnachweisen bestehen und was passiert, wenn Sie keine Protokolle vorlegen können.
Wenn Sie die gesetzliche Prüfpflicht nach DIN EN 15635 nicht einhalten, kann die Versicherung im Schadensfall die Zahlung verweigern oder erheblich kürzen.
Als Lager- bzw. Regalbetreiber haben Sie eine gesetzliche Sorgfaltspflicht. Die Versicherung zahlt nur, wenn Sie diese erfüllt haben.
Was bedeutet das konkret?
Versicherungen kalkulieren Prämien basierend auf dem Schadensrisiko. Regelmäßige Prüfungen senken das Risiko erheblich.
Statistik:
Betriebe mit dokumentierter Prüfpflicht haben 60% weniger Regalunfälle als Betriebe ohne Prüfung (Quelle: DGUV).
→ Weniger Schäden = niedrigere Versicherungsprämien
Im Versicherungsvertrag ist oft eine "Obliegenheit" festgelegt: Sie müssen Schäden durch Prävention verhindern.
Typische Obliegenheiten:
→ Verstoß gegen Obliegenheit = Versicherung kann Zahlung verweigern (§28 VVG)
Nach einem Schaden prüft die Versicherung: "War der Schaden vermeidbar?" Ohne Prüfprotokoll können Sie nicht nachweisen, dass Sie Sorgfalt walten ließen.
Beweislast liegt beim Versicherungsnehmer:
Regal stürzt ein → Sie melden den Schaden bei der Versicherung
Versicherung fordert an:
Versicherungsgutachter prüft Schadensort + überprüft Dokumentation → Stellt fest: "Letzte Prüfung war vor 18 Monaten → Prüfpflicht verletzt"
Versicherung schreibt: "Aufgrund Verletzung der Obliegenheitspflicht (fehlende Prüfung) können wir die Leistung nicht erbringen"
→ Sie zahlen den Schaden selbst (€10.000 - €500.000+)
Die folgenden Fälle sind fiktive Beispiele zur Veranschaulichung, keine realen Fälle oder Gerichtsentscheidungen. Alle Beträge sind fiktive Beispielwerte.
Sachverhalt: Logistikunternehmen, Hochregallager mit 400 Regalen. Regal bricht zusammen, Ware im Wert von €150.000 zerstört. Versicherung fordert Prüfprotokolle an.
Problem: Letzte Prüfung war vor 20 Monaten. DIN EN 15635 verlangt die Experteninspektion in Abständen von nicht mehr als 12 Monaten (9.4.2.3), bei Hochregalanlagen rollierend (9.4.3 b) → die Prüffrist ist überschritten.
Mögliche Folge beim Versicherer:
Ob und wie der Versicherer bei einer Obliegenheitsverletzung leistet oder kürzt, entscheidet er im Einzelfall (§ 28 VVG).
Kosten für Unternehmen:
Bei einer Kürzung trägt das Unternehmen den nicht gedeckten Teil des Warenschadens und die eigenen Anwaltskosten selbst; dazu kann ein Bußgeld bis 5.000 € kommen (§ 22 Abs. 1 BetrSichV i. V. m. § 25 ArbSchG).
Sachverhalt: Einzelhandel mit 120 Regalen. Besucher wird von herabfallender Palette verletzt (fiktiver Beispielwert: Schmerzensgeld €80.000).
Nachweis: Unternehmen legt lückenlose Prüfprotokolle vor (letzte Prüfung vor 8 Monaten), Fotos zeigen Zustand vor Unfall, Mängel waren dokumentiert und behoben.
Ausgangslage beim Versicherer:
Der Betrieb kann belegen, dass er seine Prüf- und Dokumentationspflichten erfüllt hat. Eine Kürzung wegen Obliegenheitsverletzung (§ 28 VVG) liegt dann fern; die Entscheidung trifft der Versicherer im Einzelfall.
Kosten für Unternehmen:
Im Rahmen des Versicherungsvertrags übernimmt der Versicherer die gedeckten Kosten; Selbstbehalte richten sich nach dem Vertrag.
Sachverhalt: Produktionsbetrieb, Regalschaden (fiktiver Beispielwert €50.000). Unternehmen legt Excel-Liste als Prüfprotokoll vor.
Problem: Excel-Liste kann nachträglich manipuliert werden → Versicherung zweifelt Echtheit an. Keine Fotos, keine Unterschriften, keine Zeitstempel.
Mögliche Folge beim Versicherer:
Zweifel an der Nachweiskraft der Unterlagen. Ob und wie der Versicherer bei einer Obliegenheitsverletzung leistet oder kürzt, entscheidet er im Einzelfall (§ 28 VVG).
Kosten für Unternehmen:
Der Anteil, den der Versicherer kürzt, und die eigenen Anwaltskosten bleiben beim Unternehmen.
💡 Lehre aus diesen Fällen:
Lückenlose, nachvollziehbare Dokumentation ist entscheidend. Digitale Lösungen mit Zeitstempel und Änderungsverlauf (wie RegalScan) machen den Nachweis leichter als Excel-Listen oder Papier.
Automatische Prüfprotokolle mit Zeitstempel, Foto-Dokumentation, 10-Jahres-Archiv und Export-Funktion für Versicherungen. Lückenlos geführte Nachweise nach DIN EN 15635.
Live-Demo öffnenNein, nicht automatisch. Die Versicherung muss nachweisen, dass der Schaden durch die fehlende Prüfung entstanden ist (Kausalzusammenhang). Aber: In der Praxis ist das für Versicherungen meist einfach zu argumentieren. Besser: Risiko gar nicht erst eingehen und Prüfpflicht einhalten.
Rechtlich ist die Prüfpflicht verletzt – egal ob 1 Monat oder 6 Monate. Die Versicherung kann (muss aber nicht) die Leistung kürzen. Viele Versicherungen zeigen Kulanz bei kurzer Verzögerung, aber es gibt keine Garantie. Besser: Automatische Erinnerungen nutzen (RegalScan bietet das).
Nein, nur im Schadensfall fordert die Versicherung Nachweise an. Aber: Einige Versicherungen bieten Prämienrabatte, wenn Sie regelmäßig Prüfprotokolle vorlegen (z.B. 5-10% Ersparnis). Lohnt sich bei großen Betrieben!
Ja, wenn sie vollständig und lesbar sind. Aber: Handschriftliche Protokolle sind anfälliger für Zweifel (Datum nachträglich geändert?). Digitale Protokolle mit Zeitstempel und Fotos werden deutlich besser akzeptiert und sind fälschungssicherer.
Sie müssen eine neue befähigte Person schulen lassen (Kosten: ca. €400-800, Dauer: 1-2 Tage). Bis dahin können Sie keinen Versicherungsnachweis erbringen. Tipp: Immer mindestens 2 befähigte Personen im Unternehmen haben (Redundanz bei Krankheit/Kündigung).
Mit RegalScan führen Sie Prüfprotokolle mit Zeitstempel, Foto und Prüfer — die Dokumentation, die Versicherer im Schadensfall verlangen.